Steuerberater in München informiert über das Thema: „Reisekosten“

 

 

1. Allgemeines

 

Wir als Steuerberater München sehen uns regelmäßig mit gesetzlichen Änderungen konfrontiert. Das Thema Reisekostenrecht wurde dabei ab dem 01. Januar 2014 grundlegend neu geregelt. Zu den Reisekosten gehören Aufwendungen, wenn diese durch eine berufliche Auswärtstätigkeit eines Selbständigen oder eines Arbeitnehmer zumindest mit veranlasste sind.  Aufgrund geänderter Rechtsprechungen, die von der Finanzverwaltung übernommen wurden, können Reisekosten auch dann als Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigungsfähig sein, wenn eine Reise neben beruflichen auch private Elemente enthält. Die Kosten lassen sich in der Regel beispielsweise anhand des Verhältnis der beruflich veranlassten Tagen zu den privat veranlassten Tagen anteilig steuerlich geltend machen.

 

Zu den typischen Reisekosten gehören:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

 

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn ein Selbständiger oder Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist. Von entscheidender Bedeutung ist daher, wo der Erwerbstätig seine erste Tätigkeitsstätte hat. Hiernach bestimmt sich für welche Wege nur die Entfernungspauschale abgesetzt werden kann bzw. Reisekosten angesetzt werden könne.

 

 

2. Erste Tätigkeitsstätte

Ab 2014 kann die erste Tätigkeitsstätte nur eine ortsgebundene betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten  (z.B. Kunde oder Entleihers) sein. Das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte richtet sich primär nach der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegung durch den Arbeitgeber. Folglich wird eine ortsfeste betriebliche Einrichtung zur ersten Tätigkeitsstätte durch Zuordnung des Arbeitnehmers zu dieser. Hinzukommen muss, dass der Arbeitgeber diese Zuordnung dauerhaft vorgenommen hat.

 

Ein Zuordnung ist dauerhaft, wenn

  • ein Arbeitnehmer unbefristet,
  • für die vollständige Dauer eines Dienstverhältnisses oder
  • über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus

an eine bestimmte Tätigkeitsstätte tätig werden soll.

Auch wenn der Arbeitgeber relativ frei diese Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte vornehmen kann, darf diese nicht völlig losgelöst vom beabsichtigten Einsatzort vorgenommen werden. Dabei ist es aber nicht erforderlich, dass der qualitative Tätigkeitsschwerpunkt des Arbeitnehmers an diese Ort liegt. Es reicht, dass der Arbeitnehmer an dem zugeordneten Tätigkeitsort in einem geringen Umfang tätig werden soll. Für die Anerkennung muss die Zuordnung des Arbeitnehmers zu seiner ersten Tätigkeitsstätte eindeutig dokumentiert werden. Folgende Unterlagen kommen für eine Anerkennung in Frage:

 

  • Regelungen im Arbeitsvertrag
  • Protokollnotizen
  • dienstliche Verfügungen
  • Einsatzpläne
  • Reiserichtlinien
  • Reisekostenabrechnungen
  • Organigramme

 

Rückschluss auf das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte können auch folgende Umstände liefern:

  • der Arbeitgeber erstattet keine Reisekosten für den Einsatz an einer Tätigkeitsstätte
  • bei einer Dienstwagennutzung wird ein geldwerter Vorteil für die Fahrt zu einer Tätigkeitsstätte versteuert

 

Hat der Arbeitgeber eine Zuordnung zu keiner Tätigkeitsstätte vorgenommen oder ist diese nicht Zuordnung nicht eindeutig bestimmt sich die erste Tätigkeitsstätte anhand des zeitlichen Umfangs des Arbeitseinsatzes . In diesem Fall ist die erste Tätigkeitsstätte dort anzunehmen, wo der Arbeitnehmer

  • typischerweise arbeitstäglich,
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
  • je Arbeitswoche mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden soll. Zudem muss der Arbeitnehmer dort dauerhaft eingesetzt sein und an diesem Einsatzort seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben.

 

 

3. Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Nutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Es ist aber auch der Abzug von pauschalen Kilometersätzen möglich. Wird für die Wege der beruflich veranlassten Reise ein öffentliches Verkehrsmittel verwendet so ist der entrichtete Fahrpreis abzugsfähig. Wird für den Weg ein privates Fahrzeug verwendet, so besteht die Möglichkeit die tatsächlichen Kosten geltend zu machen. Statt der anteiligen Kosten ist aber auch der Ansatz von pauschalen Kilometersätzen möglich. Für ein PKW beträgt dieser 0,30 € pro gefahrenen Kilometer. Bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen beträgt er 0,20 € pro gefahrenen Kilometer. Ein Abzug ist nur möglich, soweit er nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurde.

 

 

4. Verpflegungsmehraufwendungen

Bei einer eintägigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit im Inland beträgt der Verpflegungsmehraufwand bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der ersten Tätigkeitsstätte oder Wohnung jeweils 12,00 Euro pro Tag. Wird die Auswärtstätigkeit übernacht ausgeübt so werden die Zeiten zusammengerechnet. Beträgt die Summe mehr als 8 Stunden so wird ebenfalls ein Verpflegungsmehraufwand gewährt und zwar für den Tag an dem der überwiegende Teil der Abwesenheit liegt.

Bei mehrtägigen berufliche veranlassten Auswärtstätigkeiten wird für den An- und Abreisetag jeweils 12 € als Verpflegungsmehraufwand gewährt. Ist der Arbeitnehmer 24 Stunden abwesend von seiner Wohnung steht ihm eine Pauschale von 24 € zu.

 

Der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen ist bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit an der selben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt. Bei einer mindestens vier Wochen dauernden Unterbrechung läuft die Frist erneut an. Sofern dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird werden die Verpflegungspauschalen gekürtz. Einzelheiten entnehmen Sie bitte unserem Merkblatt.

 

Für Reisen in das Ausland ergeben sich andere Pauschalbeträge.

 

 

5. Übernachtungskosten

Als Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Übernachtungskosten abzugsfähig sofern sie nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet wurden. Eine Pauschale existiert für die Kosten nicht. Folglich müssen die Kosten per Beleg nachgewiesen werden. Der Arbeitgeber darf aber bei Inlandsreisen die nachgewiesenen Übernachtungskosten steuerfrei an den Arbeitnehmer erstatten oder ohne einen Einzelnachweis einen pauschalen Betrag in Höhe von 20 €. Für Reisen ins Ausland ergeben sich andere Pauschalbeträge.

 

Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit dürfen nach Ablauf von 48 Monaten an der selben Tätigkeitsstätte für die Unterkunftskosten lediglich 1000 € pro Monat geltend gemacht werden bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Die Beschränkung gilt lediglich für inländische Übernachtungen.

 

 

Für weiterführende Informationen bieten wir als Steuerberater München ihnen folgendes Mandanten-Merkblatt. Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

 

Reisekosten

 

Aus dem Inhalt:

 

  • erste Tätigkeitsstätte
  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
  • Reisekosten-ABC

 

 

Weiter Informationen Ihres Steuerberater München finden Sie auf unserer Startseite.

 

 

Hinweis

Die bereitgestellten Informationen und Merkblätter sollen Ihnen einen ersten Hinweis geben und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Informationen können eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzten. Alle bereitgestellten Informationen und Angaben in den Merkblättern haben wir nach besten Wissen zusammengestellt. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.