Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb umlagepflichtig ist
Unternehmen mit nicht mehr als 30 Arbeitnehmern nehmen am Umlageverfahren U1 teil. Nutzen Sie die Berechnungsfaktoren für Teilzeitkräfte, um genau festzustellen, ob Sie unter dieser Grenze bleiben. Ein entsprechender Antrag bei der Krankenkasse ist nicht erforderlich, kann aber auf Wunsch gestellt werden.Nutzen Sie das Erstattungsverfahren effektiv
Falls Ihr Betrieb am U1-Verfahren teilnimmt, können Sie bis zu 80 % der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erstattet bekommen. Die genaue Erstattungshöhe hängt von der Satzung der jeweiligen Krankenkasse ab. Informieren Sie sich bei der zuständigen Kasse über die für Sie günstigste Erstattungsoption.Wählen Sie den richtigen Erstattungssatz
Krankenkassen bieten oft unterschiedliche Erstattungssätze an (z. B. 40 %, 60 % oder 80 %). Ein höherer Satz bedeutet auch höhere Umlagebeiträge. Falls Ihr Betrieb eine hohe Krankheitsrate hat, kann eine höhere Erstattung sinnvoll sein. Ist die Krankheitsquote niedrig, sparen Sie Kosten mit einem niedrigeren Erstattungssatz.

Beachten Sie Sonderregelungen für Minijobber
Für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) erfolgt die Abwicklung der Umlage immer über die Minijob-Zentrale, unabhängig von der Krankenkasse des Arbeitnehmers. Stellen Sie sicher, dass die Beiträge korrekt abgeführt werden.Vermeiden Sie unnötige Umlagezahlungen für nicht berücksichtigte Arbeitnehmer
Nicht alle Beschäftigten zählen für die Berechnung der Teilnahmegrenze am U1-Verfahren. Beispielsweise sind Auszubildende, Schwerbehinderte oder Arbeitnehmer in der Freistellungsphase von der Berechnung ausgenommen. Umlagebeträge können jedoch trotzdem für einige dieser Gruppen anfallen. Prüfen Sie, ob eine Anpassung der Personalstruktur sinnvoll sein könnte.Erstattungsanträge rechtzeitig stellen
Arbeitgeber müssen Erstattungsanträge elektronisch über das standardisierte Verfahren einreichen. Achten Sie darauf, dass Anträge vollständig sind, um Verzögerungen oder Ablehnungen zu vermeiden. Rückwirkende Anträge sind möglich, aber nur in einem begrenzten Zeitraum.Beachten Sie nicht erstattungsfähige Aufwendungen
Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Erfolgsprämien sind nicht umlagepflichtig und werden nicht erstattet. Ebenso gilt dies für Gehälter während der ersten vier Wochen eines neuen Arbeitsverhältnisses oder für Entgelte, die über sechs Wochen hinaus gezahlt werden.Setzen Sie auf digitale Abwicklung und Automatisierung
Die meisten Lohnbuchhaltungsprogramme bieten eine automatische Berechnung und Übermittlung der Umlagebeträge an. Nutzen Sie diese Funktion, um Verwaltungsaufwand zu minimieren und Fristen einzuhalten.Sichern Sie sich gegen unerwartete Kosten ab
Falls Ihr Betrieb knapp über der 30-Mitarbeiter-Grenze liegt, prüfen Sie, ob eine gezielte Personalplanung sinnvoll sein könnte, um von den Vorteilen des U1-Verfahrens zu profitieren.
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